10 تطبيقات لزيادة الإنتاجية أثناء العمل عن بعد

يقدم موقع ون للتقنية 10 تطبيقات لزيادة الإنتاجية أثناء العمل عن بعد, حيث أنه وفقًا لمكتب الإحصاء الوطني (ONS) ، عمل 5٪ فقط من القوى العاملة في المملكة المتحدة بشكل أساسي من المنزل في عام 2019.

ومع ذلك ، أجبر تفشي فيروس كورونا العديد من الأشخاص حول العالم على العمل من المنزل وكان على الشركات تسهيل ذلك.

خلال الأشهر القليلة الماضية ، انخرط العالم في أكبر تجربة عمل عن بُعد في التاريخ ، ويبدو أن الكثيرين يريدون أن يصبح هذا هو الوضع الطبيعي الجديد.

وجدت دراسة مشتركة أجرتها O2 و YouGov أن 45٪ من العمال البريطانيين يتوقعون العمل من المنزل على أساس دائم بعد رفع الإغلاق بالكامل.

ومع ذلك ، هناك كلمة واحدة معلقة باستمرار على مفهوم العمل من المنزل: الإنتاجية.

قد تكون مطابقة إنتاجية مكان العمل من خارج المكتب أمرًا صعبًا ، مما يترك الشركات تواجه مخرجات أقل أو يضطر الموظفون إلى العمل لساعات أطول.

لحسن الحظ ، يمكن للتكنولوجيا ترويض مشكلة إنتاجية WFH وقد يكون ظهور Zoom هو المثال الأكثر وضوحًا – لكنه ليس المثال الوحيد.

في هذه المقالة ، لدينا أكثر من 10 أداة إنتاجية أخرى يمكنها جعل العمل من المنزل عملاً حقيقيًا.

ما هي الأدوات التي ننظر إليها في هذا المقال؟

تم تصميم الأدوات التي ننظر إليها في هذه المقالة لحل أكثر التحديات شيوعًا للعمل من المنزل. تم نشر العديد من الدراسات والاستطلاعات في السنوات الأخيرة حول هذا الموضوع ، لكن تفشي فيروس كورونا أجبر أكبر تجربة اجتماعية للعمل من المنزل في التاريخ.

طلب تقرير حالة التحكم عن بعد 2020 ، الذي نُشر بشكل مشترك من قبل Buffer و AngelList ، من المستجيبين سرد أكبر التحديات في العمل بعيدًا عن المكتب.

في السابق ، قام تقرير من المؤسسة الأوروبية لتحسين ظروف المعيشة والعمل بتقييم آثار العمل عن بُعد. أبرز القضايا التالية التي من المرجح أن يواجهها الأشخاص الذين يعملون من المنزل:

من الواضح أن هناك تحديات خطيرة تتعلق بالإنتاجية والحفاظ على التوازن بين العمل والحياة والبقاء بصحة جيدة أثناء العمل من المنزل. بصفتي شخصًا أمضى السنوات السبع الماضية في العمل عن بُعد ، يمكنني أن أؤكد أن هذه التحديات حقيقية جدًا ويصعب التغلب عليها.

تعد التكنولوجيا أمرًا بالغ الأهمية عندما يتم تقسيم أعضاء الفريق عبر مواقع متعددة ، لذا فإن الأدوات التي ننظر إليها في هذه القائمة كلها موجهة لحل المشكلات الأكثر شيوعًا للعمل من المنزل – كأفراد وكجزء من فريق.

في ما يلي الأنواع المختلفة من أدوات الإنتاجية التي سنتناولها في هذه المقالة وسأوصي بتطبيقات متعددة لكل غرض:

تطبيقات التركيز: للحفاظ على تركيزك على المهمة الحالية ، تساعدك على إنجاز المزيد وتوقف في الوقت المحدد.
التواصل مع الفريق: أدوات المراسلة والبريد الإلكتروني لضمان عدم وجود مشكلة في الاتصال عن بُعد.
إدارة المشروع: أدوات للمديرين والفرق والأفراد لتخطيط وتنظيم مهامهم.
جدولة الاجتماعات: تخلص من ضجة تنظيم اجتماعات المجموعة ومحادثات الفيديو.
مكالمات الفيديو: أفضل التطبيقات المتاحة حاليًا لمكالمات الفيديو والاجتماعات الجماعية.

تطبيقات قائمة المهام: إدارة مهامك الفردية – سواء للعمل أو الحياة الشخصية.
تتبع الوقت: تطبيقات للمديرين والأفراد لتتبع مقدار الوقت المنقضي في المهام الفردية.
مشاركة المستندات والتعاون: يمكنك إنشاء المستندات ومشاركتها والتعاون في العمل عليها على السحابة.
مشاركة الشاشة: التطبيقات التي تسهل مشاركة شاشات جهازك مع أعضاء الفريق الزملاء.
الوصول عن بُعد: يمكنك الوصول إلى أجهزة أعضاء الفريق الآخرين والتحكم فيها لتقديم الدعم الفني وإكمال المهام نيابةً عنهم.

تركز هذه المقالة على مساعدتك على زيادة إنتاجيتك أثناء العمل من المنزل – كفرد وكعضو في الفريق – من خلال حل أكبر المشكلات والعوامل القاتلة للإنتاجية التي من المحتمل أن تواجهها.

بعد أن عملت عن بُعد منذ عام 2013 ، واجهت كل هذه التحديات واستخدمت المئات من أدوات الإنتاجية على مر السنين – بما في ذلك كل تطبيق موصى به في هذه المقالة. أنا واثق من أنه باستخدام واحدة على الأقل من الأدوات في كل فئة من الفئات المذكورة أعلاه ، ستستمتع بفوائد العمل من المنزل وتتغلب على أصعب التحديات بشكل أسرع مما فعلت.

زيادة إنتاجيتك مع هذه التطبيقات المركزة

أولاً ، دعنا نبدأ بأصعب المشاكل المتعلقة بالعمل من المنزل: حافظ على تركيزك عندما تكون محاطًا بالعديد من عوامل التشتيت. قبل أن تبدأ في استخدام أي تطبيقات إنتاجية ، تأكد من إنشاء مساحة عمل مخصصة في المنزل – من الناحية المثالية ، غرفة منفصلة حيث لن يقاطعك أحد ويمكنك إغلاق الباب في وجه أي إلهاء.

الآن ، أنت جاهز لزيادة الإنتاجية في مكتبك المنزلي باستخدام هذه التطبيقات المعززة للتركيز.

Serene

Serene هو الوافد الجديد نسبيًا على لعبة تطبيق الإنتاجية ولكنها سرعان ما أصبحت واحدة من الألعاب المفضلة لدي. يجمع التطبيق بين بعض ميزات الإنتاجية الأكثر فاعلية في أداة واحدة ، مما يعني أنك لست بحاجة إلى الدفع مقابل تطبيقات متعددة للحصول على نظام أساسي كامل للإنتاجية.

هذا مثالي للعمال الفرديين الذين يرغبون في تعزيز إنتاجيتهم حيث لا تتوفر العديد من الخيارات المعقولة التكلفة والشاملة بهذا الشكل.

بصرف النظر عن حظر مواقع الويب والتطبيقات ، تشجعك Serene على العمل في جلسات عالية الإنتاجية من 20 إلى 90 دقيقة مع فترات راحة قصيرة منتظمة. هذا يمنعك من قضاء الكثير من الوقت في مهمة واحدة وتطوير التعب المعرفي.

وبالمثل ، فإن التواجد المستمر للموعد النهائي القادم يمنحك دفعة منتظمة للحفاظ على الوتيرة ، مع العلم أنك ستكافأ قريبًا بفترة راحة.

يبدأ Serene بسعر 4 دولارات شهريًا فقط ويمكنك تجربته مجانًا باستخدام الإصدار التجريبي المجاني لمدة 14 يومًا – لا يلزم تفاصيل بطاقة الائتمان.

في وقت كتابة هذا التقرير ، كان تطبيق Serene الأصلي متاحًا فقط لنظام التشغيل macOS ولكن إصدار Windows قريبًا وهناك أيضًا مكونات إضافية لمتصفحي Chrome و Firefox.

Freedom

Freedom هي أداة بسيطة لحظر مواقع الويب والتطبيقات تسمح لك بإنشاء قوائم سوداء ، تشبه إلى حد كبير نفس الميزة في Serene. هذا إلى حد كبير كل ما تحصل عليه مع Freedom على الرغم من وجود بعض الميزات الإضافية في الإصدار المميز ، بما في ذلك “أصوات المقاهي” للتركيز وجدولة الجلسة.

يبدأ السعر من 6.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا على الرغم من أنه يمكنك خفض هذا السعر إلى ما يعادل 2.42 دولارًا أمريكيًا في الشهر إذا كنت تدفع سنويًا. Freedom متاح على macOS و Windows و iOS و Android و ChromeOS ، مما يجعله خيارًا رائعًا للتوافق عبر الأنظمة الأساسية.

Forest

يعد Forest أحد تطبيقات الإنتاجية المفضلة المطلقة ، ويرجع ذلك أساسًا إلى أنني أحب هذا المفهوم ولكن أيضًا لأن التطبيق نفسه يسعدني استخدامه. تشجعك Forest على التوقف عن استخدام هاتفك ، والذي يجب أن يكون أحد أسوأ عوامل الإلهاء المحتملة عن العمل في المنزل.

عندما تبدأ جلسة في Forest ، يزرع التطبيق بذرة رقمية وكلما قضيت وقتًا أطول دون الخروج من التطبيق واستخدام هاتفك ، زادت شجرتك. استخدم هاتفك قبل انتهاء الجلسة وستموت شجرتك. أكمل سلسلة من الجلسات الناجحة وستحصل قريبًا على غابة رقمية توضح لك مدى التقدم الذي أحرزته.

هذه طريقة رائعة لتلعب عملية تطوير عادات أفضل وتحسين الإنتاجية. من المثير للدهشة أن ترى غاباتك تنمو أيضًا.

أفضل ما في الأمر هو أن Forest شركاء مع منظمات غرس الأشجار حول العالم. يكافئك التطبيق بعملات افتراضية لزراعة الأشجار الرقمية ، والتي يمكنك “إنفاقها” لزراعة الأشجار في العالم الحقيقي من خلال شركاء Forest. لذلك فأنت لا تعزز إنتاجيتك باستخدام هذا التطبيق فحسب ، بل تساعد أيضًا في جعل العالم مكانًا أفضل أثناء تواجدك فيه.

Slack

أثبتت Slack نفسها كواحدة من أكثر أدوات التعاون والتواصل الجماعي شيوعًا ، والتي تستخدمها العلامات التجارية الكبرى بدءًا من Airbnb و Starbucks إلى EA و BBC.

تم بناء Slack بواسطة عمال عن بعد للعمال عن بعد. كان المفهوم الأصلي هو استبدال عمليات تبادل البريد الإلكتروني المرهقة بواجهة تتيح للفرق التواصل والعمل معًا من أي مكان.

في الأساس ، إنها رسائل فورية منظمة للفرق التي تحتاج إلى العمل بشكل جماعي. تمتع بميزات مكالمات الصوت والفيديو ، وتبادل الملفات ، والتكامل مع أكثر من 2000 تطبيق إنتاجي آخر ، وحصلت على أداة اتصال بسيطة لكنها قوية تتيح لك العمل من أي مكان متصل بالإنترنت.

Chanty

يشبه Chanty إلى حد كبير Slack بمعنى أنه ينشئ نظامًا أساسيًا بسيطًا للمراسلة الفورية للفرق للتواصل والتعاون. التصميم العام ومعظم الميزات متماثلان أيضًا ، وهذا أمر جيد لأن الصيغة تعمل بشكل جيد.

ومع ذلك ، فإن Chanty يجلب بعض الميزات البارزة إلى الطاولة.

بصرف النظر عن كونه أرخص من Slack ولديه قيود أقل على أشياء مثل العدد الإجمالي للرسائل لكل نقطة سعر ، تقدم Chanty المزيد من حيث ميزات إدارة المهام والمشاريع. يمكنك إنشاء المهام وتعيينها للأفراد والفرق ، على سبيل المثال ، وإدارة المشاريع باستخدام طريقة عرض لوحة Kanban.

في الإنصاف ، لن تتطابق Chanty أبدًا مع نظام أساسي مخصص لإدارة المشاريع ، لذا قد تجد أن هذه الميزات تتداخل مع أدوات الإنتاجية الأخرى وتقدم قيمة محدودة

يتمسك Slack ببساطة بالتواصل ويتفوق فيه.

يعتمد الأمر كله على الأدوات التي تجمعها ، لكن من الرائع أن يكون لديك Chanty كبديل لـ Slack وقد يوفر أيضًا ميزات كافية لإدارة المهام / المشاريع للأفراد والفرق الصغيرة.

Spark

على الرغم من قدرة Slack و Chanty على استبدال عمليات تبادل البريد الإلكتروني المرهقة ، لا يمكنني أن أتخيل بصراحة التخلي عن البريد الإلكتروني التقليدي تمامًا. في الواقع ، حتى في يوم جيد ، ما زلت على الأرجح أقضي ساعة جيدة في القراءة والرد وإرسال رسائل البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بي.

ولهذا السبب أنا معجب كبير بالأدوات التي تتيح لي قضاء وقت أقل في رسائل البريد الإلكتروني والمزيد من الوقت في المهام التي تحقق لي المال بالفعل.

Spark هو أحد تطبيقات الإنتاجية المفضلة للبريد الإلكتروني ، حتى لو أصبحت بعض ميزاته الأساسية الآن قياسية على Gmail والعملاء الآخرين. إليك ملخص سريع لما تحصل عليه من Spark:

Asana

أسانا هي عبارة عن منصة شاملة لإدارة المشاريع مصممة لفرق من جميع الأحجام. يوفر مجموعة كبيرة من الميزات في خطته المجانية ، بما في ذلك إدارة المهام والقوائم وطرق عرض اللوحة والتقويم والتعيينات وتواريخ الاستحقاق والتعاون مع ما يصل إلى 15 من أعضاء الفريق ومجموعة قوية من خيارات التكامل.

هذا عرض قوي للأفراد والفرق الصغيرة التي تبحث عن أداة مجانية لإدارة المشاريع.

تبدأ الإصدارات المدفوعة من Asana من 13.49 دولارًا شهريًا لكل مستخدم ، وتفتح هذه الميزات المزيد من الميزات المتقدمة وهي مصممة حقًا للشركات ذات الفرق الإبداعية والبعيدة. تتمثل إحدى أكبر نقاط القوة في Asana في أنها توفر حقًا للشركات وصولاً إلى مستوى المؤسسة بينما تقصر العديد من الأدوات في نهاية الأعمال الأكبر.

تستمر Asana في تقديم حزم بأسعار معقولة على كل مستوى ، وتجعل نسختها المجانية هذا خيارًا حقيقيًا للموظفين المستقلين والشركات الصغيرة والفرق الإبداعية.

Zoho Projects

لا يبدو Zoho Projects أنه نفس البرنامج على مستوى المؤسسة الذي توفره Asana ولا يقدم نسخته المجانية في أي مكان العديد من الميزات. ومع ذلك ، مع الإصدارات المدفوعة التي تبدأ من 3 دولارات شهريًا فقط لكل مستخدم ، فإن Zoho Projects يعد خيارًا مغريًا إذا كنت بحاجة إلى أكثر من عروض الإصدار المجاني من Asana ولكنك لا تحب علامات الأسعار على الإصدارات المدفوعة.

حتى إصدار Enterprise من Zoho Project يكلف أقل من نصف أرخص خطة مدفوعة من Asana بسعر رائع قدره 6 دولارات شهريًا لكل مستخدم ، وهذا يمنحك الكثير من ميزات إدارة المشروع مقابل أموالك.

ما زلت أفضل التصميم العام والخبرة لاستخدام Asana ، لكنني معجب باستمرار بكمية حزم Zoho في نظامها الأساسي لإدارة المشاريع بهذه الأسعار.

ProofHub

ProofHub عبارة عن برنامج غني بالميزات لإدارة المشاريع والتعاون في المهام مع واجهة سهلة الاستخدام. يوفر خيارات مرنة لإدارة المهام من خلال قوائم المهام البسيطة الخاصة به ومهام سير العمل واللوحات المخصصة المرنة.

يمكنك الحصول على تطبيق دردشة مدمج ، ومساحة مخصصة للمناقشات في الوقت الفعلي ، وميزة تتبع الوقت ، وتقارير مخصصة ، ومخططات جانت ، ومجموعة كبيرة من الميزات الأخرى للبقاء في التحكم المطلق في مشاريعك وفرقك ومهامك واتصالاتك . إنه بسيط ، بدون تسعير لكل مستخدم يجعله خيارًا فعالاً للغاية من حيث التكلفة للفرق الأكبر. تتوفر خطة التحكم المطلق مع عدد غير محدود من المستخدمين مقابل 89 دولارًا شهريًا.

إذا كنت تبحث عن برنامج إدارة مشروع سهل الاستخدام لاستبدال العديد من التطبيقات التي يستخدمها فريقك لإدارة مهامهم اليومية ، فإن ProofHub يعد خيارًا رائعًا.

Wrike

لا يبدو أن Wrike يحصل على نفس القدر من الضغط مثل أمثال Asana و Trello ولكنه يمثل مجموعة إدارة مشروع رائعة حقًا. حتى الإصدار المجاني يعد خيارًا قويًا للفرق الصغيرة التي يصل عدد أفرادها إلى خمسة أشخاص الذين يحتاجون فقط إلى ميزات بسيطة جدًا لإدارة المشاريع.

تبدأ الإصدارات المدفوعة من 9.80 دولارًا شهريًا لكل مستخدم ، وهنا يبدأ Wrike في تقديم ميزاته الأكثر إثارة للإعجاب. بالنسبة لما يصل إلى 15 مستخدمًا ، يمكنك الحصول على إدارة المهام والمهام الفرعية ومخططات جانت ولوحات المعلومات القابلة للمشاركة والقدرة على إضافة مقاولين وعملاء وزملاء من الأقسام الأخرى دون أي تكلفة إضافية.

يتم تسعير خطة العمل بشكل تنافسي مقابل Asana أيضًا بسعر 24.80 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ، وتوفر ميزات متقدمة مثل إعداد التقارير في الوقت الفعلي وتتبع الوقت والموافقات على المشاريع والمهام ومساحة عمل ذات علامة تجارية.

إذا كنت تبحث عن أداة مجانية لإدارة المشاريع ، فمن الصعب تجاوز Asana ، ولكن بمجرد أن تبدأ في الدفع مقابل المزيد من الميزات ، يصعب التغلب على Zoho Projects من حيث القيمة ويقدم Wrike بعض الميزات المبتكرة التي تسهل على الفريق أعضاء للعمل من المنزل.